3 - Procedure di Formulazione del Mansionario Dinamico delle attività funzionali (Job description) che riporti tutte le posizioni aziendali: direttive, operative, ausiliarie e consultive (Staff interni).

Una procedura descrittiva di primaria importanza,costituita da “ schede mansione informatizzate ” per organizzare la Risorsa Umana. Essa è deputata a stabilire in cosa consistano i compiti assegnati alle singole posizioni . Dinamica nel divenire dei compiti e variazioni alle procedure aziendali, è integrata dell'evidenza dei riferimenti gerarchici, dei flussi informativi interni. Formalizza anche le interazioni non gerarchiche tra le funzioni, e autorizza selettivamente le relazioni con esterno.

Il mansionario va attivato sia per costituire una nuova azienda, sia nella revisione organizzativa di quella esistente, per :

• Formalizzare le consuetudini operative, e i contenuti di attività necessari e autonomi, delle funzioni aziendali.
• Dare chiare indicazioni sulle attività da svolgere presso ciascuna posizione organizzativa, senza omissioni o duplicazioni operative, evitando la sovrapposizione dei ruoli, la confusione sulle responsabilità e compiti assegnati a ciascun collaboratore.
• Attribuire con equilibrio le diverse mansioni sulle attività aziendali con intenti di efficienza, attraverso l'analisi delle competenze e delle abilità necessarie.
• Consentire l'analisi delle attività riportate per ricercare probabili incongruità nella ripartizione degli incarichi, oltre che eventuali diseconomie, al fine di porvi rimedio.
• Determinare precisi ambiti di delega, delle responsabilità e delle autorità funzionali, su obiettivi valutati e concordati in cui siano individuate anche le informazioni necessarie a produrre rapide decisioni operative presso ciascuna posizione organizzativa delegata.
• Introdurre flessibilità di risposta decisionale operativa, al fine di ridurre le diseconomie derivanti dall'accentramento decisionale operativo ( colli di bottiglia ) .
• Rendere agilmente trasmissibili gli incarichi attraverso la semplice consegna delle “schede mansione” al nuovo addetto, integrando solo gli aspetti informali di alcune modalità operative.
• Consentire un sistema di controllo direzionale a distanza, coerente con l'organigramma adottato e con quanto emerso nel corso dell'analisi svolta, in cui siano poste in evidenza le linee di responsabilità e autorità, oltre ai principali flussi informativi.