La classificazione funzionale delle attività
- Le attività identiche, svolte nelle aziende nei diversi processi, sono contenitori virtuali denominati “ funzioni ”. La classificazione delle attività, in relazione alla loro tipologia specialistica, ha lo scopo di attribuire con chiarezza compiti e responsabilità tra i diversi addetti aziendali. Questa suddivisione è anche necessaria per poter valutare i carichi di lavoro dei singoli e reparti , oltre che la coerenza dei costi che sostengono le attività e il plusvalore che esse sono in grado di generare.
- Aggregandole poi secondo gli obiettivi aziendali che esse condividono, e che ne giustificano lo svolgimento, l'ulteriore classificazione in “ aree di attività ” chiarisce ai responsabili dell'impresa il perché le attività siano da svolgere, come, quante volte e quanto costano , sia singolarmente, sia complessivamente sull'obiettivo condiviso, vale a dire: fabbricare, acquistare, vendere, amministrare ecc.. .
- Il come classificarle, quante volte svolgerle e come utilizzarle , configurano complessivamente la strategia organizzativa denominata “ struttura ”, espressa anche nell'organigramma aziendale.
- La “struttura organizzativa” delle attività può essere articolata secondo numerosi modelli di riferimento, che però non sono in grado d'interpretare la specificità che contraddistingue ciascuna impresa . Infatti, questa può anche essere simile ad altre, mai eguale. Così come accade per le persone.
- Tutto ciò rende necessario progettare la struttura organizzativa sulla misura di ciascuna impresa, per consentirle l'agilità necessaria a rispondere con rapidità ai continui cambiamenti che intervengono al suo esterno, per cogliere le opportunità prima dei concorrenti.
- La struttura delle attività, deve essere logicamente a drop d'impresa, come l'abito che col tempo può andar fuori misura o fuori moda, non può essere immutabile e poter durare per sempre. Perciò è inevitabile a volte doverla modificare, o progettarne una nuova, più rispondente alle sue nuove esigenze.
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L'impresa è cresciuta, deve crescere anche l'organizzazione !
- Il primo progetto organizzativo dell'impresa è divenuto carente, forse perché era spontaneo e poco strutturato. Prima funzionava tutto perché ci si parlava tra noi. Tutto era a portata di mano e di voce.
- Con lo sviluppo del fatturato ci si attendeva un incremento proporzionato dei profitti, e invece … questi sono diminuiti, spesso in modo avvertibile. L'organizzazione sembra inadeguata poiché marcando i collaboratori a vista non si riesce più a controllare l'azienda, mentre sfuggono alcune cose che dovevano essere fatte. Altri compiti sono svolti un po' da tutti, e nessuno ne è poi responsabile.
- Non vengono utilizzati correttamente i meccanismi operativi di pianificazione e controllo, o non esistono. Altrettanto può accadere per il management delle risorse umane , che non riesce più a motivarle. Forse mancano i metodi per prendere le decisioni giuste al momento giusto , o anche un sistema informativo efficiente che le possa supportare.
- La nuova dimensione dell'impresa ha logorato la precedente organizzazione , ora inadatta al controllo e all'esigenza di rispondere prontamente e con flessibilità agli stimoli del mercato.
- Occorre allora individuare meglio i compiti da svolgere, per distribuirli diversamente tra ruoli diversi, aggiornandoli per renderli nuovamente qualitativi e chiari, rendendo efficienti i carichi di lavoro, oltreché ridurre la burocrazia superflua. A volte per adottare un nuovo stile di direzione, o stabilire nuove linee di responsabilità e deleghe forti, prima che l'azienda produca complessità che costano troppo, e rendono gravoso il lavoro di tutti .
Noi di “ Business & Management Consulting ” siamo in grado di individuare i malesseri nell'organizzazione, e di proporre soluzioni atte a far riacquistare flessibilità, incisività ed efficienza. Spesso, ci accade d'essere interpellati per disfunzioni, che non sembrano derivare dall'organizzazione, mentre invece accade che l'azienda si sia proprio ammalata di “ organizzazione malintesa ” od obsoleta, e si può risolvere tutto rapidamente . È il nostro mestiere! Con attività strutturate > Con Maggiore efficienza > Costi trasparenti
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